Memahami aturan penulisan alamat surat yang benar merupakan salah satu hal yang penting walaupun kita telah berada di era digital. Sebab, surat masih menjadi media komunikasi yang umumnya digunakan untuk berbagai bidang, terutama di bidang profesional.
Misalnya saja komunikasi instansi atau perusahaan baik untuk komunikasi internal maupun eksternal. Contohnya lagi untuk keperluan melamar pekerjaan, pada surat lamaran sudah pasti perlu menyertakan alamat surat, bukan?
Aturan Penulisan Alamat Surat, Urgensi, dan Contohnya
Meskipun penulisan alamat surat merupakan hal penting, masih banyak di antara kita yang belum paham bagaimana aturan atau cara menulisnya. Oleh karena itu, pada kesempatan kali ini kami akan memberikan beberapa hal terkait aturan penulisan alamat surat. Yuk, simak pembahasan lengkapnya berikut ini!
Urgensi Penulisan Alamat Surat dengan Benar
Penulisan alamat surat yang benar bukan hanya sebuah formalitas. Aturan tersebut dibuat dengan tujuan untuk memastikan beberapa hal, yaitu:
1. Agar tidak salah alamat
Surat ditulis dengan tujuan tertentu, dan bila sebuah informasi disampaikan dengan menggunakan surat kemungkinan besar isi surat tersebut sifatnya penting. Apabila tidak penting via WhatsApp saja akan cukup, kan?
Nah, karena pentingnya surat tersebut, maka jangan sampai surat mendarat di alamat yang salah. Artinya, tujuan dari penulisan alamat surat yang benar ialah memastikan surat tersebut diterima oleh yang seharusnya menerima atau orang yang tepat.
2. Menunjukan profesionalitas dan formalitas
Penulisan alamat surat yang sesuai dengan aturan yang benar akan menunjukkan atau merepresentasikan profesionalitas dan formalitas. Terlebih bila surat tersebut ialah surat resmi.
Profesionalitas dari bagaimana kita menulis alamat surat akan memberikan kesan yang positif bagi penerimanya. Dengan demikian, penerima pun akan merasa dianggap atau lebih dihargai oleh si pengirim surat.
3. Menunjukan etika pengirim surat
Urgensi penulisan alamat surat yang benar berikutnya yaitu untuk menunjukkan etika dari si pengirim surat. Maksudnya ialah dengan kita menuliskan alamat surat dengan benar maka akan menunjukkan etika baik kita untuk mencari tahu dengan benar di mana sebenarnya posisi atau alamat dari penerima surat.
Semisal nih, kita hendak menulis surat lamaran kerja. Hal baik yang perlu kita lakukan salah satunya bukankah mengetahui di mana alamat kantor perusahaan yang kita lamar, kan? Bukan hanya menuliskan dengan sebuah kata “di tempat” untuk menyebut nama jalan atau nama gedung, dan lain sebagainya.
4. Mempercepat Pengiriman
Penulisan alamat yang salah berpotensi untuk memperlama pengiriman. Karena jasa pengiriman surat jadi bingung ke mana seharusnya surat tersebut dikirim. Jadi pastikan untuk menulis alamat lengkap agar memudahkan pengiriman.
Aturan atau Kaidah Penulisan Alamat Surat yang Benar
Oke, setelah kita tahu urgensi atau pentingnya menulis alamat surat dengan benar, sekarang mari membahas bagaimana aturan tersebut. Aturan yang perlu kita pahami ialah sebagai berikut ini:
1. Aturan terkait letak alamat surat dituliskan
Alamat surat ditulis sebanyak dua kali yang mana letaknya pada tempat yang berbeda tentunya. Posisi pertama yaitu di amplop lalu posisi kedua ada di badan surat. Aturan tersebut terutama berlaku untuk surat resmi, kalau untuk surat pribadi alamat surat cukup ditaruh di amplop surat saja. .
2. Aturan penulisan “Yth”
Aturan kedua yang akan kita bahas yaitu terkait penulisan “Yth atau Yang Terhormat”. Kata ini digunakan untuk membuka alamat surat. Setelah itu baru dituliskan nama penerima surat yang dituju.
Nah, penulisan istilah “Yth” yang itu ialah berdiri sendiri dalam artian tidak lagi didahului dengan kata “Kepada”. Setelah itu baru disusul dengan nama penerima surat. Tujuannya ialah agar tidak ada pemborosan kata.
3. Penulisan kata “Bapak/Ibu”
Biasanya “Bapak/Ibu” ditulis setelah menuliskan “Yth”. Akan tetapi, sebenarnya kata “Bapak/Ibu” dalam aturan penulisan alamat surat yang benar tidaklah diperlukan. Nah, yang benar ialah setelah istilah “Yth” langsung menuliskan nama penerima, tidak perlu menuliskan kata “bapak/ibu”.
Lalu bagaimana jika tidak mengetahui nama penerimanya? Maka, cukup tuliskan jabatan yang menerima surat. Semisal kamu mengirimkan surat lamaran kerja kepada HRD tapi kamu tidak tahu siapa nama HRD-nya, maka kamu cukup menuliskannya seperti ini: Yth HRD PT Bintang Sentosa.
4. Aturan penggunaan huruf kapital
Penggunaan huruf besar atau kapital dalam menulis alamat surat juga tidak boleh kamu abaikan, lho. Huruf kapital digunakan di setiap kata kecuali untuk kata penghubung seperti “di” pada penulisan alamat (di Tempat/ di Jalan Anggrek).
Penggunaan huruf kapital berikutnya yaitu digunakan untuk singkatan, semisal pada istilah berikut:
- RT untuk Rukun Tetangga
- RW untuk Rukun Warga
- BKN untuk Badan Kepegawaian Negara
- DPR untuk Dewan Perwakilan Rakyat
- Dan yang lain sebagainya.
Penggunaan huruf kapital ini berlaku untuk semua singkatan, terkecuali untuk akronim. Semisal akronim dari Mayor Jenderal yakni Mayjen maka huruf kapital hanya ditulis di huruf awalnya saja.
5. Jangan salah menuliskan kode pos
Jangan lupa untuk menuliskan kode pos, sebab kode pos akan sangat membantu proses pengantaran surat. Pastikan bahwa kode pos yang kamu tuliskan di alamat surat sudah tepat, sebab setiap daerah memiliki kode posnya sendiri. Kode pos itu ditulis di bagian paling bawah setelah jalan.
6. Penulisan gelar
Menuliskan gelar sebelum dan/atau sesudah nama penerima sebenarnya dipandang terlalu berlebihan. Oleh karena itu dalam menulis penerima surat cukup dengan namanya saja.
Akan tetapi, bila penerima merupakan seseorang dengan jabatan tinggi dan penting maka kita bisa menambahkan sapaan tanpa gelar. Semisal untuk pengisi jabatan rektor, dekan, bupati, gubernur, presiden dan lain sebagainya kita bisa menambahkan sapaan tanpa gelar seperti “Bapak/Ibu”.
7. Perhatikan penggunaan tanda baca
Tanda baca yang terdapat di alamat surat yakni: tanda titik (.) dan tanda koma (,). Penggunaan kedua tanda tersebut masing-masing digunakan setelah alamat pembuatan surat dan kata “Yth”. Lalu, tanda titik (.) tidak boleh digunakan setelah kata PT (Perseroan Terbatas), jadi antara kata PT dengan nama PT cukup dipisahkan dengan spasi.
8. Penulisan nama jalan
Terkait nama jalan, di aturan penulisan alamat surat sesuai aturan yang benar ialah dengan tidak disingkat. Jadi kita cukup menuliskannya lengkap “Jalan” bukan “Jln.” dan bukan “Jl.”
Contoh dari Penulisan Alamat Surat yang Benar
Setelah mengetahui aturannya, sekarang kita belajar untuk menerapkannya nih. Yuk kita pelajari penerapannya melalui contoh berikut ini:
1. Contoh penulisan alamat surat lamaran
Berikut contoh penulisan alamat surat di surat lamaran pekerjaan:
Yth. Manajer Sumber Daya Manusia PT Detak Pustaka
Jalan Raya Sugio-Lamongan, Desa Kedungbanjar, Kecamatan Sugio, Kabupaten Lamongan, Jawa Timur
62256
2. Contoh penulisan alamat yang menggunakan sapaan
Berikut ialah contohnya:
Yth. Bapak Kartosuwiryo
Jalan Merak Merpati Nomor 55
Kelurahan Srikaton, Kecamatan Ngantru, Kabupaten Trenggalek
668238
3. Contoh penulisan alamat surat pribadi
Berikut ini ialah contoh cara menulis alamat surat pribadi:
Kepada:
Alisa Nur Ismah
Jalan Tengku Umar Nomor 78
Desa Srikaton, Kecamatan Ngantru, Kabupaten Tulungagung
669325
Itulah pemaparan terkait dengan aturan penulisan alamat surat yang benar, urgensi dan contohnya. Semoga pemaparan di atas bisa menambah wawasanmu dan juga membantu kamu dalam membuat surat dengan benar, ya!
