Di era digital seperti sekarang, kegiatan surat menyurat masih tetap dilakukan untuk berbagai kepentingan, baik kepentingan pribadi maupun lembaga. Jenis-jenis surat terdiri dari surat pribadi dan surat resmi. Surat resmi ditujukan untuk menyampaikan informasi baik kepada perorangan, lembaga, instansi, maupun organisasi tertentu secara formal.
Manfaat dan Jenis-Jenis Surat Resmi Beserta Contohnya
Nah, artikel kali ini akan membahas mengenai manfaat dan jenis-jenis surat resmi beserta contohnya yang perlu kamu ketahui. Namun sebelum itu, ada baiknya kamu pahami terlebih dahulu apa itu surat resmi. Yuk, simak penjelasan berikut!
Apa Itu Surat Resmi?
Surat resmi adalah jenis surat yang sah dan ditulis secara formal atau resmi. Lain halnya dengan surat pribadi atau tidak resmi yang penulisannya tanpa berpedoman pada kaidah tertentu, penulisan surat resmi ini harus memperhatikan kaidah-kaidah yang berlaku karena bersifat formal, mencantumkan informasi yang jelas dan menggunakan kalimat yang efektif.
Manfaat Surat Resmi
Di lingkungan suatu instansi atau perusahaan, surat resmi memiliki manfaat yang penting sesuai dengan jenisnya. Nah, kira-kira apa saja manfaatnya? Berikut ini beberapa manfaat atau kegunaan surat resmi yang kamu perlu ketahui:
1. Sebagai bukti fisik atau dokumentasi
Pertama, surat resmi bermanfaat sebagai bukti fisik atau dokumentasi berupa catatan tertulis mengenai komunikasi dari pelaksanaan suatu kegiatan di instansi maupun perusahaan. Biasanya berupa kegiatan kesepakatan, transaksi dan keperluan komunikasi formal lainnya. Bukti tersebut penting untuk keperluan audit, hukum dan lainnya di masa mendatang.
2. Sebagai sarana memberikan informasi atau pemberitahuan
Berikutnya, surat resmi bermanfaat untuk memberikan informasi atau pemberitahuan dari pihak satu ke pihak lainnya mengenai hal-hal khusus yang bersifat formal dan menyangkut kegiatan operasional suatu lembaga.
3. Untuk menyampaikan permohonan
Ketiga, manfaat surat resmi juga berkaitan untuk mengajukan permohonan perihal tertentu kepada pihak lain. Misalnya, surat permohonan studi pendahuluan untuk penelitian yang ditujukan kepada sebuah instansi, surat permohonan peminjaman ruangan untuk keperluan seminar dan lain-lain.
4. Sebagai bentuk kredibilitas dan otoritas pengirim
Keempat, surat resmi biasanya mencantumkan secara jelas siapa pengirimnya dan terdapat cap stempel dari instansi pengirim. Hal ini menunjukkan kredibilitas dan otoritas pengirim, sehingga surat yang dikirimkan tersebut diakui dan memiliki bobot yang lebih besar dalam suatu konteks.
5. Sebagai bukti historis
Selanjutnya, surat resmi juga bermanfaat sebagai bukti historis. Hal ini berarti surat resmi dapat menjadi petunjuk untuk mengetahui kronologi mengenai suatu kejadian jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
6. Sebagai panduan kerja
Manfaat surat resmi berikutnya yaitu dapat dijadikan sebagai acuan mengenai langkah-langkah kerja maupun kepentingan lainnya. Dengan demikian, hal ini akan menyangkut tercapainya kinerja seorang pegawai.
7. Sebagai alat pengingat
Terakhir, surat resmi juga memiliki manfaat sebagai alat pengingat baik bagi pengirim maupun penerima surat di suatu lembaga atau organisasi.
7 Jenis Surat Resmi
Surat resmi umumnya digunakan untuk berbagai konteks atau kepentingan tertentu sesuai dengan jenisnya. Berikut ini jenis-jenis surat resmi yang perlu kamu ketahui:
1. Surat keputusan
Surat keputusan adalah jenis surat yang berisi keputusan perihal tertentu yang menyangkut kepentingan di lingkungan sebuah perusahaan maupun lembaga tertentu. Contohnya yaitu surat keputusan pemberlakuan PPKM pada masa pandemi covid-19, surat keputusan mengenai penetapan, mutasi, maupun pemberhentian pegawai dan lain-lain.
2. Surat permohonan
Surat permohonan merupakan jenis surat resmi yang digunakan untuk mengajukan permohonan terkait hal tertentu dari suatu pihak ke pihak lainnya. Biasanya surat permohonan ini diajukan oleh individu kepada individu lainnya, individu kepada lembaga, maupun lembaga kepada lembaga.
Sebagai contoh yaitu surat permohonan penelitian, surat permohonan izin pelaksanaan suatu kegiatan, surat permohonan cuti kerja, surat pengajuan lamaran pekerjaan, surat permohonan perceraian dan lain sebagainya.
3. Surat edaran
Melansir laman Kementerian Keuangan, surat edaran berarti surat pengantar untuk mengantarkan suatu produk kebijakan yang isinya tidak mengubah, tidak menambah-nambahi dan tidak menganulir peraturan atau kebijakan yang dihantarkannya. Dengan demikian, peraturan yang dihantarkan tetap utuh dan tidak ambigu atau mengandung makna ganda akibat surat edaran yang dimaksud.
Sementara itu, menurut Peraturan Menteri Pendidikan Nasional RI Nomor 42 menyatakan bahwa surat edaran merupakan surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan.
Surat edaran terbagi menjadi beberapa jenis yang meliputi surat edaran organisasi, instansi, pemerintah, surat edaran khusus dan surat edaran umum.
4. Surat pengantar
Surat pengantar merupakan jenis surat resmi yang berguna sebagai pengantar untuk melakukan tugas tertentu. Adanya surat pengantar menandakan bahwa pengirim surat telah mendapat persetujuan dari pihak yang tercantum dalam surat untuk melaksanakan tugas atau mengurus kepentingan tertentu.
Sebagai contoh, surat pengantar pembuatan Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), surat pengantar penelitian, surat pengantar RT dan RW dan masih banyak lagi contoh surat pengantar lainnya.
5. Surat perintah
Surat perintah merupakan dokumen resmi yang berisi perintah dari atasan kepada bawahannya untuk mengerjakan tugas atau tanggung jawab tertentu. Misalnya, surat perintah perjalanan dinas, surat perintah pengadaan ATK, surat perintah kerja lembur dan lain-lain.
6. Surat kuasa
Jenis surat resmi berikutnya yaitu surat kuasa. Surat kuasa merupakan jenis surat resmi yang berisi pemberian kewenangan atau kuasa dari pemberi kuasa kepada pihak lain yang dipercayainya untuk dilimpahi kewenangan dalam menjalankan kegiatan atau tugas yang tidak dapat dilakukan sendiri oleh pemberi kuasa.
Sebagai contoh, surat kuasa pengambilan uang di bank, surat kuasa pengambilan BPKB, surat kuasa pengambilan ijazah, surat kuasa perpanjangan STNK dan lain-lain.
7. Surat undangan
Terdapat dua jenis surat undangan, yaitu yang bersifat resmi dan tidak resmi. Surat undangan resmi adalah surat yang dibuat oleh suatu lembaga yang ditujukan kepada pihak lain agar menghadiri acara atau kegiatan yang bersifat formal.
Contoh surat undangan resmi yaitu surat panggilan kerja, undangan rapat, wisuda dan lain-lain. Sementara itu, contoh surat undangan tidak resmi meliputi surat undangan ulang tahun, tasyakuran, pentas seni dan lain sebagainya.
Demikianlah penjelasan mengenai pengertian, manfaat dan jenis-jenis surat resmi beserta contohnya yang penting untuk kamu ketahui dan pahami. Dengan membaca artikel ini, semoga semakin meningkatkan pemahamanmu mengenai surat resmi, ya!
