Sebelumnya, kamu sudah berkenalan dengan aplikasi Microsoft Teams yang bisa mempermudah kamu dan tim ketika bekerja. Kali ini, Kami akan membagikan tips supaya kamu dan tim bisa menggunakan aplikasi ini secara maksimal.
Ingin Menggunakan Microsoft Team Secara Maksimal? Ikuti Tipsnya
Supaya bisa membantu kamu dan tim bekerja lebih maksimal, terdapat beberapa langkah yang bisa kamu lakukan. Silakan ikuti sejumlah tips berikut ini.
1. Tidak Membuat Nama Tim yang Sama
Tips pertama untuk emnggunakan Microsoft Team secara maksimal adalah tidak membuat nama tim yang sama.
Untuk bisa bekerja dengan menggunakan Microsioft Teams, kamu perlu membuat nama tim terlebih dahulu.
Tapi, jika kamu merupakan orang yang memiliki tanggung jawab untuk membuat grup, maka kamu perlu ingat untuk tidak membuat nama tim atau grup yang sama.
Alasannya adalah hal ini bisa membuat kamu bingung ketika hendak bekerja nantinya. Lebih parahnya lagi, kemungkinan untuk terjadinya kesalahan misalnya grup kerja kamu tertukar juga akan menjadi pebih tinggi.
Karena itulah, ada baiknya kamu membuat nama tim yang berbeda untuk kemudahan pekerjaan.
2. Manfaatkan Fitur Obrolan Pribadi dan Chanel Umum Sesuai Keperluan
Microsoft Teams menyediakan beberapa pilihan fitur percakapan yang bisa kamu manfaatkan sesuai dengan kebutuhan. Misalnya, kamu bisa memakai fitur obrolan untuk menghubungi salah satu anggota tim jika kamu merasa butuh waktu lebih untuk berbicara secara pribadi.
Sementara jika kamu ingin membagikan informasi yang lebih umum serta butuh anggota lain untuk memperhatikannya, maka kamu bisa menggunakan chanel umum untuk memulai percakapan dengan anggota tim. Sebagai informasi, fitur chanel umum juga bisa membuat pertukaran data dan informasi menjadi lebih mudah.
3. Membuat Grup Khusus Jika Dibutuhkan
Bisa jadi, meskipun sudah ada kelompok kerja, kamu akan butuh ruang khusus untuk melakukan diskusi hanya dengan beberapa anggota tim saja. Kamu tidak perlu bingung karena kamu akan bisa membuat grup khusus saja di aplikasi Microsoft Teams. Dengan begitu, kamu tidak akan mengganggu konsentrasi kerja dari anggota tim lain.
4. Membuat Tim untuk Setiap Project yang ada
Bukan tidak mungkin kamu terlibat dalam beberapa proyek sekaligus. Kamu dan tim bisa kebingungan jika semua percakapan ada di dalam satu percakapan saja.
Supaya kamu dan tim tidak kebingungan ketika bekerja, maka sebaiknya kamu membuat tim yang berbeda untuk setiap project yang ada. Kamu juga sebaiknya membuat grup percakapan yang berbeda untuk setiap tim. Dengan begitu, kamu dan tin bisa fokus untuk mengerjakan tugas maupun melakukan diskusi sesuai dengan kebutuhan tim tanpa mengganggu tim lain.
5. Memperkenalkan Fitur Folder dan File
Microsoft Teams memiliki fitur folder dan juga file yang bisa kamu dan tim manfaatkan dengan maksimal untuk membantu kamu menyelesaikan pekerjaan. Kamu bisa memperkenalkan fitur folder dan file yang nantinya bisa kamu dan tim bisa saling download, melihat, mengedit sampai membagikan ulang setiap folder dan file sesuai dengan kebutuhannya.
6. Tidak Membuat Setting Folder Menjadi Privat
Dalam sebuah kerja tim, penting bagi kamu dan anggota yang lain untuk bisa mengakses sama-sama sumber bahan yang dibutuhkan. Karena itulah, ada baiknya kamu perhatikan setting folder dan pastikan supaya semua anggota tim bisa mengakses file yang dibutuhkan ketika sedang bekerja.
Itulah dia tips tentang bagaimaca cara untuk bisa memanfaatkan Microsoft teams secara maksimal bersama anggota tim kamu. Selamat mencoba.