Aplikasi ini memiliki fitur yang menunjang pekerjaan, sehingga WPS Office banyak menjadi pilihan orang sebagai alternatif dari Microsoft Word. WPS Office juga dapat digunakan untuk melakukan pekerjaan yang sama dalam satu dokumen. Tentunya aplikasi ini menyediakan beberapa cara untuk melakukannya yang disebut sebagai fitur kolaborasi dokumen.
Mengenal Fitur Kolaborasi Dokumen Secara Daring di WPS Office
Fitur collaboration pada WPS Office atau kolaborasi dokumen memungkinkan pengguna untuk bekerja secara bersama-sama pada dokumen yang sama dalam waktu bersamaan. Pada intinya, proses ini membantu meningkatkan efisiensi dan mempermudah proses kerja dalam tim melalui perangkat daring.
Sering kali, orang mengedit dan membagikan dokumen dengan menggunakan fitur “Save As” kemudian menggantinya ke dalam format yang berbeda sebelum dibagikan. Seperti contoh, kamu menyimpan dokumen dalam format PDF atau Docx sebelum membagikannya kepada orang lain.
Akan tetapi, hal tersebut sangat tidak praktis. Sebagai gantinya WPS Office menyediakan fitur kolaborasi yang memiliki beberapa fungsi sehingga memungkinkan pengguna untuk melakukan hal-hal sebagai berikut:
- Membagikan dokumen dengan orang lain melalui email atau link.
- Mengedit dokumen secara bersama-sama dengan orang lain dalam waktu bersamaan.
- Melihat perubahan yang dibuat oleh orang lain secara real-time.
- Menambahkan komentar dan diskusi pada dokumen.
- Mengontrol akses dan hak edit dokumen.
- Fitur collaboration memudahkan tim untuk bekerja secara efisien dan menghemat waktu dalam menyelesaikan proyek bersama.
Walaupun bekerja sama melalui dokumen melalui “Save As” masih sering dilakukan banyak orang, alangkah baiknya jika bisa menguasai cara langsung tanpa perlu men-download terlebih dahulu. Ketika proses dan langkah membagikan dokumen sudah benar, kolaborasi dokumen akan lebih efisien serta mengurangi jumlah dokumen yang tak terpakai menumpuk.
Membagikan Dokumen Lebih Efisien dengan Fitur Kolaborasi
Mungkin beberapa pengguna aplikasi perangkat lunak WPS Office masih banyak yang belum mengetahui fitur ini untuk kolaborasi pekerjaan menggunakan perangkat secara daring. Berikut beberapa fitur collaboration yang bisa kamu gunakan di WPS Office, antara lain:
1. Comment and discussion
Fitur ini memungkinkan kamu untuk menambahkan komentar dan diskusi pada dokumen yang dibagikan, sehingga kamu dapat bekerja secara efisien dengan orang lain dalam satu dokumen.
2. Track changes
Fungsinya memungkinkan kamu untuk melacak perubahan yang dibuat pada dokumen, sehingga dapat melihat perubahan yang dibuat oleh orang lain dan memutuskan apakah perubahan tersebut diterima atau ditolak.
3. Share link
Penggunaan ini dipakai untuk membuat link yang dapat dibagikan kepada orang lain untuk mengakses dokumen yang dibagikan. Kamu juga dapat memberikan izin yang sesuai dengan kebutuhan
4. Mobile device
Fungsinya memudahkanmu untuk mengakses dan bekerja pada dokumen yang dibagikan dari perangkat mobile milikmu seperti smartphone atau tablet.
5. Real-time collaboration
Salah satu yang paling banyak dibutuhkan, fiturnya akan membantumu bekerja dengan orang lain secara real-time, sehingga kamu dapat melihat perubahan yang dibuat oleh orang lain secara langsung. Kamu juga dapat melihat siapa yang sedang online dan bekerja pada dokumen tersebut.
Dengan fitur kolaborasi ini, kamu dapat bekerja dengan orang lain lebih cepat, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja. Pastikan sebelum menggunakan fitur ini orang yang kamu bagikan dokumen memiliki aplikasi WPS Office yang sudah terinstal dan terhubung jaringan. Semoga pembahasan singkat pada artikel ini dapat membantu dan bermanfaat.