File dokumen yang menumpuk di penyimpanan hp atau laptop sangatlah mengganggu, seringkali menjadi penyebab penuhnya memori dan membuat perangkat menjadi lambat. Namun tahukah kamu bahwa ada cara lain agar kamu tak perlu berulang kali mengirimkan dokumen secara langsung? Ayo simak tips membagikan dokumen WPS Office di bawah ini.
Tips Membagikan Dokumen Lewat WPS Office dengan Mudah
Membuat dokumen di WPS Office banyak menjadi pilihan orang banyak sebagai alternatif dari Microsoft Word. Selain memiliki banyak fitur yang menunjang pekerjaan, WPS Office juga dapat digunakan pada sistem operasi Windows, Linux, dan Android.
Menyimpan file dokumen yang umum digunakan biasanya menggunakan fitur “Save As” kemudian menggantinya ke dalam format yang berbeda sebelum dibagikan. Seperti contoh, kamu menyimpan dokumen dalam format PDF atau Writer sebelum membagikannya kepada orang lain.
Berikut beberapa tips untuk membagikan dokumen melalui WPS Office:
- Pastikan dokumen telah disimpan sebelum dibagikan. Jika dokumen belum disimpan, kamu dapat menyimpan dokumen terlebih dahulu sebelum dapat dibagikan.
- Pilih opsi pembagian yang sesuai dengan kebutuhanmu. Misalnya, jika ingin membagikan dokumen melalui email, pastikan bahwa kamu memiliki akses ke akun email dan orang yang akan menerima dokumen juga memiliki akses ke email yang sama.
- Jika kamu akan membagikan dokumen melalui cloud storage, pastikan kamu memiliki akun yang dibutuhkan dan telah mengatur izin untuk orang yang akan membuka dokumen.
- Jika kamu akan membagikan dokumen melalui link, pastikan link yang dibagikan tidak memiliki akses yang terbatas dan orang yang akan mengakses link dapat mengakses link tersebut.
Pada saat memilih izin yang ingin kamu berikan pada orang yang akan membuka dokumen. Akan tersedia pilihan yang dapat kamu pilih salah satu yakni memberikan izin untuk melihat, mengedit, atau menyunting dokumen. Setelah itu, kamu akan mendapatkan link yang dapat dibagikan kepada orang lain dan orang yang memiliki link tersebut dapat membuka dokumen dengan izin yang diberikan.
Kamu juga bisa membagikan via cloud storage seperti google drive, dropbox dll. Pada saat membagikan via cloud storage anda bisa memberikan izin untuk orang yang akan membuka dokumen seperti bisa dibaca saja atau bisa diedit.
Cara-Cara Membagikan Dokumen
Membagikan file secara langsung memang sangat umum bagi banyak orang, tapi alangkah baiknya kalau bisa membagikan file dokumen tanpa harus mendownload dahulu untuk melihatnya.
Berikut beberapa cara yang bisa kamu ikuti untuk membagikan file dokumen kerjamu di WPS Office:
1. fitur “Share” atau “Export”
Ada di menu “File” untuk membagikan dokumen dengan cepat. Ini akan memberikan beberapa pilihan untuk bagaimana dokumen dapat dibagikan, seperti melalui email, cloud storage, atau mencetak dokumen.
2. fitur “Share Link”
Fungsinya membuat link yang dapat diakses oleh orang lain. Ini akan memudahkan Anda untuk membagikan dokumen tanpa harus mengirimkan dokumen secara langsung.
3. fitur “Comment”
Berfungsi untuk menambahkan komentar pada dokumen sebelum membagikannya. Ini akan memudahkan orang lain untuk mengerti dokumen yang Anda bagikan.
4. fitur “Track Changes”
Digunakan untuk melacak perubahan yang dibuat pada dokumen sebelum membagikannya. Ini akan memudahkan Anda untuk melacak perubahan yang dibuat oleh orang lain pada dokumen yang Anda bagikan.
Ingat untuk selalu memperbarui link yang kamu bagikan, jika kamu mengubah dokumen dan ingin orang lain dapat mengakses versi terbaru dari dokumen tersebut. Semoga tips dan cara membagikan dokumen di WPS Office pada artikel ini dapat membantu dan bermanfaat.