Pengadaan buku di perpustakaan perguruan tinggi merupakan kegiatan penting yang bertujuan untuk memastikan koleksi yang tersedia selalu relevan dengan kebutuhan akademik. Proses ini tidak hanya mendukung kegiatan belajar-mengajar, tetapi juga memperkaya sumber referensi bagi penelitian dosen maupun mahasiswa.
Yang mana proses pengadaan buku di perguruan tinggi ini tidak bisa dilakukan sembarangan. Diperlukan sebuah prosedur yang jelas agar proses berjalan terarah, efisien, serta akuntabel.
SOP Pengadaan Buku Perpustakaan di Perguruan Tinggi
Tanpa adanya panduan yang sistematis, ada kemungkinan koleksi buku tidak sesuai dengan kebutuhan atau bahkan terjadi duplikasi yang tidak bermanfaat. Oleh karena itu, diperlukan SOP (Standard Operating Procedure) pengadaan buku yang rinci. Dan SOP ini secara umum terdiri dari:
1. Mengirim Surat Permintaan Usulan Judul Buku
Tahap awal dimulai dengan panitia pelaksana mengirimkan surat resmi kepada dosen dan ketua jurusan. Panitia pelaksana berperan sebagai pihak yang menyusun, mengirim, dan mengatur administrasi surat permintaan tersebut.
Sedangkan dosen berperan untuk memberikan usulan judul buku yang dibutuhkan sesuai dengan mata kuliah dan bidang riset yang mereka ampu. Lalu, ketua jurusan memastikan bahwa usulan yang diberikan dosen sesuai dengan arah pengembangan program studi, sehingga usulan lebih terarah dan relevan.
2. Menerima Usulan Pengadaan Buku
Setelah surat permintaan disebarkan, panitia pelaksana menerima usulan buku dari dosen maupun ketua jurusan. Dalam tahap ini, panitia pelaksana bertugas mencatat, mengarsipkan, dan mendokumentasikan semua usulan judul buku yang masuk agar tidak ada masukan yang terlewat.
3. Membuat Daftar Usulan Judul Buku
Panitia pelaksana kemudian menyusun daftar usulan judul buku berdasarkan masukan yang diterima. Peran panitia adalah mengompilasi data judul yang diusulkan secara sistematis agar lebih mudah ditinjau dalam proses berikutnya. Daftar ini menjadi dokumen resmi yang berguna sebagai dasar pengambilan keputusan.
4. Memeriksa Kelengkapan Data Bibliografi
Setiap usulan judul yang masuk harus dilengkapi dengan data bibliografi, seperti nama penulis, edisi, penerbit, dan tahun terbit. Panitia pelaksana bertugas memeriksa kelengkapan data tersebut agar tidak terjadi kesalahan saat pemesanan buku. Dengan begitu, informasi setiap judul jelas dan dapat dipertanggungjawabkan.
5. Melakukan Seleksi Usulan Judul Buku
Tahap berikutnya adalah seleksi terhadap daftar usulan judul. Panitia pelaksana bertanggung jawab menyeleksi berdasarkan beberapa kriteria, seperti:
- relevansi dengan kurikulum, kebutuhan riset,
- keterbaruan terbitan,
- ketersedian di perpustakaan
- serta kesesuaian dengan anggaran yang tersedia
Dengan seleksi tersebut maka pemilihan buku telah benar-benar sesuai kebutuhan. Sehingga bisa termanfaatkan dengan lebih optimal.
6. Membuat Daftar Usulan Pengadaan Buku ke Panitia Pengadaan
SOP pengadaan buku berikutnya yaitu membuat daftar usulan pengadaan buku ke panitia pengadaan. Daftar ini kemudian dibawa dalam rembukan atau diskusi dengan seluruh anggota panitia pengadaan buku perpustakaan kampus.
Dalam forum diskusi ini, panitia pelaksana bertindak sebagai penyaji daftar, sementara panitia pengadaan bertugas memberi masukan, menyetujui, atau merevisi usulan sesuai kebutuhan dan ketersediaan dana. Dengan kerja sama ini harapannya hasil pengadaan buku bisa lebih optimal.
7. Memasukkan Daftar Pengadaan Buku
Daftar yang sudah disetujui dalam rapat kemudian dimasukkan secara resmi ke panitia pengadaan buku. Semua anggota panitia pengadaan bertugas menerima daftar tersebut, melakukan verifikasi akhir, serta menyetujuinya sebagai dasar proses pembelian. Dengan begitu, keputusan bersifat kolektif dan lebih akuntabel.
8. Menerima Hasil Pembelian
Setelah proses pembelian dilakukan, buku yang telah dibeli diserahkan kepada panitia pelaksana. Tugas panitia pelaksana adalah menerima, mendata, dan memastikan jumlah serta judul buku yang datang sesuai dengan pesanan. Proses ini menjadi langkah awal sebelum dilakukan pengecekan lebih detail.
9. Melakukan Pengecekan Daftar Pesanan dengan Barang yang Diterima
Panitia pelaksana kemudian melakukan verifikasi dengan cara mencocokkan daftar pesanan dengan buku yang diterima. Peran mereka sangat krusial untuk memastikan tidak ada kesalahan dalam jumlah, judul, maupun spesifikasi buku. Hasil pengecekan ini akan menentukan tindak lanjut pada tahap berikutnya.
10. Mengembalikan Judul Buku yang Tidak Sesuai dan Mengonfirmasi Judul Pengganti
Jika ada ketidaksesuaian antara pesanan dan barang yang datang, maka panitia pelaksana akan mengembalikan buku tersebut kepada penyedia. Selain itu, panitia juga wajib mengonfirmasikan judul pengganti agar kebutuhan koleksi tetap terpenuhi sesuai rencana awal.
11. Menyerahkan Buku yang Sudah Diperiksa ke Bagian Teknis Perpustakaan
Tahap terakhir adalah menyerahkan buku yang telah diperiksa kepada bagian teknis perpustakaan. Di sini, panitia pelaksana bertugas melakukan penyerahan, sementara bagian teknis perpustakaan berperan dalam melakukan inventarisasi, memberi label, melakukan katalogisasi, dan menata buku di rak agar dapat segera dimanfaatkan oleh mahasiswa maupun dosen.
Nah, itulah SOP pengadaan buku perpustakaan di perguruan tinggi/kampus. Semoga artikel ini bisa membantu kamu dalam menjalankan tugas sebagai panitia pengadaan buku ya.
Oh iya, jika kamu sedang mencari vendor pengadaan buku perpustakaan terlengkap dan koleksi yang selalu update kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dari Detak Pustaka. Selain karena tersedia berbagai macam jenis buku dari buku akademik sampai self improvement, Detak Pustaka juga menyediakan berbagai jenis paket pengadaan buku, lho!
Paket Pengadaan Buku di Detak Pustaka
Paket-paket ini bisa kamu pilih sesuai dengan anggaran yang kamu sediakan. Nah, detail paketnya ialah sebagai berikut:
Paket Literasi Dasar
Pertama, kami menyediakan paket Literasi Dasar. Nilai transaksinya bisa di bawah 1 Juta Rupiah. Yang mana dengan paket ini perpustakaan atau instansimu bisa mendapatkan 20-30 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentukan sendiri dan kamu juga akan mendapatkan bonus menarik sebesar 10%. Nah, paket ini cocok untuk perpustakaan sekolah/kampus, lembaga pendidikan dasar-menengah.
Paket Koleksi
Yang kedua yaitu paket Koleksi, dengan nilai transaksinya lebih dari atau sama dengan 5 Juta Rupiah. Dengan paket Koleksi ini kamu berhak mendapatkan 100 eksemplar buku.
Jenis bukunya pun bebas kamu tentu kan sendiri. Lalu, ada bonus menarik sebesar 15% yang bisa kamu dapatkan.
Paket Premium Perpustakaan
Selanjutnya yaitu paket Premium Perpustakaan, dengan nilai transaksinya 10 Juta Rupiah. Dengan paket ini, perpustakaan atau instansimu berhak mendapatkan 170 eksemplar buku.
Yang mana jenis bukunya bebas kamu tentukan sendiri. Dan ada bonus menarik sebesar 20%. Paket pengadaan buku ini cocok untuk lembaga pendidikan, organisasi, instansi, dan kampus.
Paket Custom
Jika kamu masih bingung akan kebutuhan di perpustakaan atau instansimu, maka kamu bisa menggunakan layanan pengadaan buku dengan paket Custom ini. Di paket ini kami menyediakan layanan konsultasi gratis dan layanan pendampingan koleksi untuk membantumu menentukan judul atau jenis buku.
Jadi, paket apa yang akan kamu gunakan? Jika masih bingung atau ingin konsultasi terkait pengadaan buku di Detak Pustaka, silakan konsultasi dengan klik link WhatsApp berikut: Pemesanan/Konsultasi Pengadaan Buku untuk Perpustakaan di Detak Pustaka.
Tim kami siap memberikan konsultasi untuk kamu sehingga kamu bisa mendapatkan buku sesuai dengan kebutuhan dan anggaran yang tersedia. Sebab, kami selalu berkomitmen untuk membantu berbagai pihak yang membutuhkan layanan berkualitas dari kami.
Baik itu penulis maupun pengguna dari setiap karya yang kami terbitkan. Jadi jangan ragu untuk menggunakan layanan pengadaan buku dari Detak Pustaka!
